[MS Access 2003] Bài 2: Giới thiệu về Cơ sở dữ liệu

Hình 1.1. Tương tự như một tủ đựng tài liệu...

Hình 1.2. ...những cơ sở dử liệu lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến một mục tiêu cụ thể.

Trong cách hiểu đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu là một tập hợp thông tin đã được tổ chức theo một danh sách và được chứa theo một cách tương tự như là một cái tủ đựng tài liệu, như trong hình 1.1. Bất cứ khi nào bạn tạo một danh sách thông tin, như là tên, địa chỉ, sản phẩm hoặc hóa đơn, thực tế bạn đang tạo lập cơ sở dữ liệu. Theo cách nói của công nghê, bạn thậm chí không cần phải sử dụng một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu để tạo một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tạo một danh sách thông tin ở tất cả các loại chương trình, như là Microsoft Exel, Word, thậm chí đơn giản như Notepad.

Tuy nhiên, một chương trình quản trị cơ sở dữ liệu còn mạnh mẽ hơn nhiều một danh sách đơn giảm mà bạn lưu trên giấy hay trong một tài liệu Word. Một cơ sở dữ liệu cho phép bạn:

Lưu trữ thông tin: Một danh sách cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin mà liên quan đến một mục tiêu hay một đối tượng cụ thể. Đó có thể là danh sách những công thức, hoặc thông tin về kinh doanh, như là một danh sách của hàng trăm của hàng ngàn khách hàng. Một cơ sở dữ liệu cũng khiến cho việc thêm, cập nhật, tổ chức và xóa thông tin dễ dàng.

Tìm thông tin: Bạn có thể dễ dàng và ngay lập tức xác định thông tin được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tìm thấy tất cả khách hàng với cái tên là "Johnson" hoặc tất cả khách hàng sống ở thành phố London và có tuổi từ 65 trở lên.

Phân tích và in ấn thông tin: Bạn có thể thực hiện tính toán trên dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tính phần trăm tổng doanh thu đến từ một bang của Texas. Bạn cũng có thể thể hiện thông tin trong một báo cáo một cách chuyên nghiệp.

Quản lý thông tin: Cơ sở dữ liệu khiến việc làm việc và quản lý lượng lớn thông tin trở nên dễ dàng (xem hình 1.2). Ví dụ, với vài phím tắt bạn có thể thay đổi mã khu vực của hàng trăm khách hàng ở mã khu vực 622 sang mã khu vực 817.

Chia sẻ thông tin: Hầu hết trình quản trị cơ sở dữ liệu (bao gồm Microsoft Access) cho phép nhiều hơn một người sử dụng có thể xem và làm việc với cùng một dữ liệu một lúc.

Cơ sở dữ liệu thường bao gồm vài phần riêng biệt. Một cơ sở dữ liệu Microsoft Access có thể chứa đến 7 loại đối tượng cơ sở dữ liệu. Bảng sau cho biết những loại đối tượng CSDL bạn có thể sử dụng khi tạo một CSDL Microsoft Access. Vài đối tượng bạn sẽ sử dụng mọi lúc (như bảng), những thứ còn lại bạn có thể sẽ khó sử dụng (như là Modules). Bảng 1-1: Danh sách các đối tượng CSDL riêng biệt và mô tả cách sử dụng chúng:

Table 1-1. Các đội tượng trong CSDL

Đối tưởng	Mô tả
	Bảng lưu trữ dữ liệu của một CSDL theo hàng (bản ghi) và cột (trường). Ví dụ, một bảng có thể lưu trữ một danh sách những khách hàng và địa chỉ của họ trong khi bảng khác có thể lưu trữ những đơn đặt hàng. Một cơ sở dữ liệu phải luôn luôn chứa ít nhất một bảng để lưu trữ thông tin.
	Mẫu hỏi thực hiện truy vấn đến dữ liệu được lưu trữ trong một bảng. Ví dụ, một mẫu hỏi mà sẽ hiển thị duy nhất những khách hàng đến từ Texas.
	Biểu mẫu là những màn hình tùy chỉnh cung cấp một cách dễ dàng hơn để nhập và xem dữ liệu trong một bảng hoặc mẫu hỏi
	Báo cáo thể hiện dữ liệu từ bảng hoặc mẫu hỏi theo dạng đã được in ra
	Một loại trang web đặc biệt thiết kế để xem và làm việc với dữ liệu Microsoft Access từ Intranet hoặc qua Internet
	Macros giúp bạn thực hiện những công việc thường ngày bằng cách tự động hóa nó thành một lệnh đơn giản. Ví dụ, bạn có thể tạo một macro mà có thể tự động mở và in một báo cáo.
	Giống thư tự động hóa các công việc nhưng bằng cách sử dụng một ngôn ngữ xây dựng sẵn được gọi là Visual Basic hay VB. Modules mạnh mẽ và phức tạp hơn nhiều so với macros.